バーチャルオフィスに出社!? 新たな働き方の創造で社員のコミュニケーション促進

DATE : 2022.10.24
目次
近年、テレワークや時短勤務などが浸透し働き方が多様化している。生産性の向上により経済を発展させることを目的として、働き方改革が推進される世の中で、弊社も「働き方」に着目してあらゆる取り組みを行ってきた。今回は、そのような取り組みの中で、社員同士のエンゲージメントを向上させたバーチャルオフィスでのコミュニケーションについて取り上げる。
この記事のPOINT
  • 社員のエンゲージメントを高めるために
  • バーチャルオフィスの可能性
  • 遠隔でも些細なコミュニケーションを
この記事に登場する人
田中圭介
メンテナンス事業部 東京事業本部 法人課 マネージャー
2013年入社。お客様の住まいを長持ちさせるための点検業務から、工務店・ビルダー様の法人担当まで一通りの実務を経験し、2022年より東京事業本部マネージャーに就任。バーチャルオフィス導入プロジェクトのリーダーとして働き方改革の推進に貢献。
小笠原里美
メンテナンス事業部 本部 営業事務課 主任
2001年入社。丁寧なお客様対応はもちろんのこと、エリア・各課の連携強化に貢献。営業事務課主任としてチームワークで全社を盛り上げる。最近は、yosaで健康活動中。
岩田千寿
メンテナンス事業部 本部 営業事務課 
2002年入社。「岩田さんに聞いてわからないことはない」と声が上がるほど、全社員に頼りにされる営業事務のブレイン。今期の朝ドラにどっぷりハマり中。
森裕美子
メンテナンス事業部 横浜支店 営業事務課
2015年入社。ファッションセンスが光るおしゃれ番長。日々の業務改善に取り組み、入社当初から数々の賞を受賞。最近は「たかぎなおこ」のコミックエッセイにハマっているとのこと。
成田登三代
メンテナンス事業部 名古屋南店 営業事務課
2005年入社。徹底された準備と周りのメンバーへの気配りで他課のサポート業務を牽引。発想力とワードセンスは必見。帰宅後は飼い猫との時間を楽しんでいる。
鈴木奈保子
メンテナンス事業部 浜松支店 営業事務課
2013年入社。持ち前のポジティブさと明るさで静岡エリアの太陽的存在。会議の司会業務でも活躍。最近の趣味は休日のパン作り。
日野礼香
メンテナンス事業部 千葉店 営業事務課
2018年入社。柔らかい笑顔と話し声は他課メンバーの癒しに。社内だけでなく、お客様からのお電話の対応力もピカイチ。最近の趣味はお子様とのフィッシング。

新しい働き方のきっかけ

仮想オフィス「FAMoffice」とは?
「FAMoffice」とは、株式会社富士ソフトが2021年より販売開始した、バーチャル空間上に再現したオフィスに出社することで、気軽にコミュニケーションをとりやすい環境と仕組みを提供するツールです。出社中は状況をアバターで表現したり、アバター同士を重ねるとすぐにテレビ通話が始まったりと、メンバーの状況把握や手軽な相談や雑談ができます。 弊社では、8月から本運用を開始し、主に営業事務課や本社スタッフといった遠隔でのコミュニケーションが多く発生するメンバーが活用しています。導入までの経緯や現在の運用について、バーチャルオフィスプロジェクトのリーダー田中マネージャーにお話しを聞きました。
バーチャルオフィスにログイン
メンバーの出社状況が一目でわかる
導入したきっかけ
取材班

バーチャルオフィスを導入することになったきっかけについて教えてください。

田中

ずっと働き方改革を社内で進めてきたのですが、緊急事態宣言が発令され拍車がかかりました。コミュニケーション面や社員のエンゲージメントを高める為に何か良い案はないかと探していたんです。

取材班

そのタイミングで見つけたのがFAMofficeだったんですね。

田中

そうですね。個人的にはずっとバーチャルオフィスというものに興味はあったんですけど、東京ビッグサイトで行われていた「働き方EXPO」でFAMofficeに出会って、まずはトライアルで導入を始めました。

取材班

トライアル開始当初の活用イメージはどのようなものでしたか?

田中

具体的な課題解決のためではなく、新しい働き方につながる1つのツールとして導入したので、最初は「こんな活用ができるのではないか?」と探り探りな状態でした。利用していく中で、利点や活用シーンが見えてきました。

取材班

現在はどんな風に活用しているのですか?

田中

今は営業事務のメンバーを中心に内勤の社員が利用しています。
拠点が岐阜から千葉まで20店舗程あって、営業事務スタッフは1店舗に1人なので、同じ課に所属していても物理的に離れていて、一緒に働く感覚を持つために試行錯誤していました。

取材班

営業事務のメンバーは日中は事務所で1人で事務所にいることが多いですもんね。

田中

はい、その環境でもバーチャルオフィスの空間で出社してアバターで同じデスクに座るので、どんな人がいて誰が出勤しているのか分かるようになりました。

リアルタイムで状況設定するので、遠隔でも誰が何をしているのか把握することができる。
田中

是非一番活用してくれている、営業事務の皆さんに話を聞いてみてください!

取材班

ありがとうございます。エピソードをたくさん聞いてきます!

いざ、コミュニケーション改革

営業事務チームのバーチャルオフィス活用術
取材班

バーチャルオフィスを一番利用していると伺いました通称「ハッピーウーマン」こと営業事務の皆様!活用状況のお話を聞かせてください。

小笠原

導入当初はとりあえず色々試してみようという感じで、「つぶやき」という機能を使って交流してみたり、FAMofficeの会議室に集まってミーティング冒頭のアイスブレイクで絵しりとりをしたりしました。

取材班

皆さんのつぶやきが変わるのを他部署のメンバーも楽しみにしていました。

その日のお昼ごはんとか、最近ハマっているものなど業務に関係ないことをつぶやいているので、その人の人柄が見えて楽しいです。

成田

誰かがつぶやいた内容に誰かが反応して、会話が続いていくみたいなことも結構ありますね。

岩田

最近はみんな朝ドラの話で盛り上がってましたね。

成田

みんなが朝ドラの話をしているので急いで調べましたもん!

朝ドラが流行っているときのつぶやきの様子。
別の日のつぶやきの様子。
取材班

雑談のようなコミュニケーションが気軽にとれるようになったんですね。
もともと皆さん遠隔で働きながらも繋がりを大切にされていたと思うのですが、導入以前との違いを感じる瞬間はありますか?

岩田

以前は電話でのコミュニケーションがメインだったのですが、バーチャルオフィスだと複数人で同時に気軽に話せるので、1対1のやりとりから面でのコミュニケーションになった感触です。

鈴木

アバターを重ねるとすぐテレビ電話ができたり、メモ機能で軽い伝言ができるので、コミュニケーションが取りやすくなったなと思います。アバターが可愛くて温かい雰囲気なのも良いですね。

以前と比べて、一目で皆さんの状況がわかるので、わざわざ電話して聞くことじゃないなと思ってることを、サラッと聞けるっていうのも嬉しいです。

取材班

オフィスに一緒にいるような感覚になるんですね。ありがとうございます。

バーチャルオフィスを使ってチーム力アップ

「みんなで」という意識がより強くなった
取材班

バーチャルオフィスを使ったある取り組みを行ったと聞きました。いったいどんな取り組みなんでしょうか?

小笠原

「TELアポ大会」という名の、点検予定のお客様へのアポイントを取るための電話をバーチャルオフィス上でみんなでビデオ電話を繋げてやろうという取り組みです。

バーチャルオフィス上の1つのルームに集まって皆で取り組む様子
鈴木

一応今までもみんなでやろうと時間を決めてやってはいましたが、結局は事務所で1人で行っていたので、時にはへこんだり孤独を感じたりしていたんですけど、バーチャルオフィスでビデオ通話で繋がっていると、みんなの頑張っている顔を見て私ももうちょっと頑張ろうという気持ちになります。

成田

私も同じ空間にいるという感覚が頑張る力になっています。今までは店で、1人でだったので周りを意識するという機会はなかったんですけど、一緒にやっているという感覚があると、絶対アポイントを取ろうという気合が入りました。

日野

TELアポの時間は個々で頑張る時間だったので、FAMoffice導入当初顔が見えるのはどうかなと思っていたんですけど、ふとした時に皆さんの顔が見えることで気が付くことも多かったです。

取材班

例えばどんなことですか?

日野

これは私が気づかせてもらったことなんですけど、森さんに「電話してる時もちゃんと笑顔ですごいです。」と言われて、そのことを初めて知りました。バーチャルオフィスがあったから知ることができた嬉しいポイントです。今後も継続して、みんなで取り組めたらいいなと思っています。

小笠原

最近も新人さんが入社しましたが、入社したてでも「1人じゃない」と思える環境があることは大切だと思っています。朝みんな必ずFAMofficeに出勤することで、会っている感覚になるので安心感があります。

岩田

業務での接点がなくても、つぶやきやメモで交流できています。バーチャルオフィスがなかったらもう少し交流をするのに時間がかかっていたと思うんですけど、そこを飛び越えていけました。

取材班

コロナのタイミングがきっかけで導入に至ったバーチャルオフィスですが、それがつながりを大切にする「アイジーらしさ」を更に引き出していますね!
ありがとうございました。

バーチャルオフィスの会議室に集まって、営業事務課のミーティングに入れてもらいました。
この記事のまとめ

今回のバーチャルオフィス導入によるコミュニケーション改革は、遠隔での働き方を考えるきっかけとなった。会えない時間でも些細なコミュニケーションが取れる環境を作っていくことがエンゲージメントを高める鍵になったと感じる。これからもどんどん新しい働き方を取り入れていくであろうアイジーコンサルティングにご期待いただきたい。

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