店舗ミーティングは店運営における意思決定の場 横浜支店の取組み

DATE : 2023.03.23
目次
アイジーコンサルティングでは、各営業所単位で月に2回、店舗ミーティングを実施している。店舗に所属する全メンバー参加の店単位で運営・実施する会議であり、組織運営においては重要な役割を担っている。今回、所属人数が23名というアイジーコンサルティングの中でも大型店舗である横浜支店を統括する責任者である浅岡さんに組織運営における店舗ミーティングの役割・運用方法について話を聞いた。実際の店舗ミーティングの様子と併せて紹介する。
この記事のPOINT
  • 店舗ミーティングは店運営における意思決定の場
  • 全員が参画意識を持ち会議に参加
  • 会議は事前準備から 会議運営を学ぶ
  • 店メンバーが集まるコミュニケーションの場
この記事に登場する人
浅岡慎太郎
株式会社アイジーコンサルティング
メンテナンス事業部 横浜支店 支店長
横浜支店の責任者を務める。「メンバーの成長」「チームの一体感」を大切にし、メンバー全員が参画意識を持ち主体的に関わる店舗運営を行っている。

店舗ミーティングの目的

店舗ミーティングは店運営における意思決定の場
取材班

店舗ミーティングとはどのようなものなのでしょうか。ミーティングの開催目的を教えてください。

浅岡支店長

店舗ミーティングは、月に2回ほど、第二金曜日・第四金曜日に開催しています。
基本として店舗運営をするうえで必要な会社からの伝達事項の共有、情報共有の場というのは共通であると思うのですが、店運営の仕方はその店の責任者によって違うため、目的も店舗ごとに異なるかもしれませんが、私はミーティングの目的は店運営に全員が参画し、自店舗に所有感を持ち、チーム力を高めることにあると思っています。
横浜支店のメンバーには店舗ミーティングは、店運営における重要な意思決定の場であると伝えています。店舗ミーティングで決まったことは絶対です。店舗の新たなルールなどは必ずミーティングの場で話し合い、皆の同意を得て決めていきます。

取材班

店舗ミーティングは店運営に欠かせない、コミュニケーションの場であり、意思決定の場なのですね。

浅岡支店長

浅岡支店長
これは横浜支店がアイジーコンサルティングの中でも23名が在籍する大型店舗であるということもあるかもしれませんが、職種ごとに休日も違うため、店舗のメンバーが全員揃う機会が少ないんですよね。1週間ほど顔をあわせていないメンバーがいたりします。月2回は全メンバーが顔を合わせコミュニケーションをとる。店舗ミーティングは店運営に欠かせない、重要な会議(意思決定の場)という認識で、皆に参画意識を持って参加してもらっています。

店舗ミーティングの運用体制

取材班

店舗ミーティングの運用方法についてお聞かせください。店舗ミーティングの運用はどのように行われているのでしょうか。

浅岡支店長

自店舗のことですので全メンバーに運営に携わってもらっています。司会進行(議長)・議事録作成担当は当番制です。ミーティングの時間は2時間です。毎回定例で行う店長通達・報告事項の共有、メンバー持ち回りの勉強会の他に、店メンバーから提出される議案の中で、優先順位の高い議案を採用し、会議では協議しています。
メンバーたちには会議運営・仕切りがしっかりできるよう、指導をしています。時間厳守はもちろん、当日の司会進行の流れ、議案の内容など、会議アジェンダ(内容)は事前に私もチェックし司会担当者と擦り合わせを行っています。司会担当のメンバーは皆、緊張していますね。この会議のために約20名が予定を調整して集まっているのですから有意義な会議にしなければなりません。

店舗ミーティングの流れ
所要時間:2時間
  ・はじめに
  ・各課の報告
・勉強会(毎回メンバーが持ち回りで実施)
・議案内容協議
・連絡事項、店長通達
・おわりに
取材班

事前準備から当日運営まで、運営担当のメンバーに任せつつ、支店長がサポートをし、実のある会議にしていく。メンバーが責任感と緊張感を持って会議を進行しているのですね。

浅岡支店長

はい、店舗ミーティングは店舗の運営ルールを決める意思決定の重要な場です。議案をあげても会議で採用されるとは限りません。また議案内容の中身が中途半端であれば差し戻しです。皆の貴重な時間を使って行う会議です。その時間をいかに有効で、身になる時間にするか。メンバーもその意識を高く持ってくれていると思います。

議案の協議 発案者が目的・趣旨を説明
店舗メンバー全員でいま協議すべき内容が議案として採用される。以下写真は、議案協議の様子の一例である。はじめに議案の発案者である土屋さんから趣旨・目的説明を行った後、各課に分かれて意見交換。意見が活発に飛び交い有意義な議論が展開されていた。
※普段は会議中にiPadやパソコンを開くことは無いが、今議案テーマが「社内アプリの活用」のため、iPad・iPhoneでアプリ画面を見ながら議論しています。
今回の議案である「社内アプリの効果的な活用法」の協議について趣旨説明
「こうしたらもっと使いやすいよね」画面を見ながらディスカッション
皆が課題意識を持ち真剣に協議します
「もっとこうしたい」などアイデアを出し合います
勉強会を通じてメンバーの自己成長と組織力向上を実現する
取材班

毎回、メンバーが持ち回りで行う勉強会があるとのことですが、どのような事を行っているのでしょうか。また勉強会の目的は何ですか。

浅岡支店長

勉強会は、メンバーの自己成長・組織力向上を目的としています。自分の得意なことや学んだことを皆に披露するという場です。事前に勉強会の内容を担当者とすり合わせをし、内容が薄い場合は再考してもらいます。より相手に伝わるプレゼンテーションの仕方を身に着ける場にもなっていますね。

勉強会の様子
毎回、メンバー持ち回りで実施。持ち時間は1人10分~15分程度。勉強会の内容は事前に店長または副店長とすり合わせをし、事前準備をしっかりとした状態で実施される。限られた時間の中でメンバーにとって為になること、身になる勉強会となるように運営がされている。勉強会のテーマは、自身の得意分野であったり、自身が学んだこと、チーム力向上のために必要なことなど多岐に渡る。
勉強会の様子① 店目標達成のための行動計画の立て方について
勉強会の様子② 品質向上をテーマとした勉強会

価値あるミーティングにするために

取材班

会議の内容について、事前に運営者・発表者共にしっかりと準備して臨んでいるのですね。横浜支店の店舗ミーティングの中身が濃い理由が分かった気がします。しっかりとした事前準備と参画意識の高さ、この会議の2時間を充実した意義のある時間にしようという想いが伝わってきます。店運営において意思決定の場として重要な会議であると確立されていますね。

皆が会議に集中。発表者の説明に耳を傾けます。
浅岡支店長

はい、この店舗ミーティングの2時間、集中して参加するためにパソコンやiPadは議長・議事録担当以外は閉じておく。事前の配布資料も極力無い状態で会議を開催するように心がけています。配布資料があると、つい手元に目が行ってしまい協議に集中できないので。ミーティングに対する心構えは皆できていると思います。また、店舗ミーティングで会議運営の仕方を身に着けていれば店のメンバーが別の会議・プロジェクトに参加した際にもしっかりと準備をして挑めると思うので。事前準備から参画意識まで、より生産性の高く充実した会議を行い、組織力を高めていく。店舗ミーティングは横浜支店の店運営においては欠かせない会議です。

この記事のまとめ

店舗ミーティングは店運営における意思決定の場。横浜支店の店舗ミーティングは会社からの伝達事項や情報共有の場だけではなく、店舗という組織をより強固なチームにするために欠かせない会議であった。店舗ミーティングを価値あるものにするもしないも参加者次第。店舗に所属する全メンバーが参画意識を持ち、有意義な時間とするために行動する。横浜支店の組織力の強さの秘訣は店舗ミーティングにあり。

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