バーチャルオフィスに出社!? 新たな働き方の創造で社員のコミュニケーション促進
- 社員のエンゲージメントを高めるために
- バーチャルオフィスの可能性
- 遠隔でも些細なコミュニケーションを
新しい働き方のきっかけ
取材班バーチャルオフィスを導入することになったきっかけについて教えてください。
田中ずっと働き方改革を社内で進めてきたのですが、緊急事態宣言が発令され拍車がかかりました。コミュニケーション面や社員のエンゲージメントを高める為に何か良い案はないかと探していたんです。
取材班そのタイミングで見つけたのがFAMofficeだったんですね。
田中そうですね。個人的にはずっとバーチャルオフィスというものに興味はあったんですけど、東京ビッグサイトで行われていた「働き方EXPO」でFAMofficeに出会って、まずはトライアルで導入を始めました。
取材班トライアル開始当初の活用イメージはどのようなものでしたか？
田中具体的な課題解決のためではなく、新しい働き方につながる１つのツールとして導入したので、最初は「こんな活用ができるのではないか？」と探り探りな状態でした。利用していく中で、利点や活用シーンが見えてきました。
取材班現在はどんな風に活用しているのですか？
田中今は営業事務のメンバーを中心に内勤の社員が利用しています。
拠点が岐阜から千葉まで２０店舗程あって、営業事務スタッフは１店舗に1人なので、同じ課に所属していても物理的に離れていて、一緒に働く感覚を持つために試行錯誤していました。
取材班営業事務のメンバーは日中は事務所で1人で事務所にいることが多いですもんね。
田中はい、その環境でもバーチャルオフィスの空間で出社してアバターで同じデスクに座るので、どんな人がいて誰が出勤しているのか分かるようになりました。
田中是非一番活用してくれている、営業事務の皆さんに話を聞いてみてください！
取材班ありがとうございます。エピソードをたくさん聞いてきます！
いざ、コミュニケーション改革
取材班バーチャルオフィスを一番利用していると伺いました通称「ハッピーウーマン」こと営業事務の皆様！活用状況のお話を聞かせてください。
小笠原導入当初はとりあえず色々試してみようという感じで、「つぶやき」という機能を使って交流してみたり、FAMofficeの会議室に集まってミーティング冒頭のアイスブレイクで絵しりとりをしたりしました。
取材班皆さんのつぶやきが変わるのを他部署のメンバーも楽しみにしていました。
森その日のお昼ごはんとか、最近ハマっているものなど業務に関係ないことをつぶやいているので、その人の人柄が見えて楽しいです。
成田誰かがつぶやいた内容に誰かが反応して、会話が続いていくみたいなことも結構ありますね。
岩田最近はみんな朝ドラの話で盛り上がってましたね。
成田みんなが朝ドラの話をしているので急いで調べましたもん！
取材班雑談のようなコミュニケーションが気軽にとれるようになったんですね。
もともと皆さん遠隔で働きながらも繋がりを大切にされていたと思うのですが、導入以前との違いを感じる瞬間はありますか？
岩田以前は電話でのコミュニケーションがメインだったのですが、バーチャルオフィスだと複数人で同時に気軽に話せるので、１対１のやりとりから面でのコミュニケーションになった感触です。
鈴木アバターを重ねるとすぐテレビ電話ができたり、メモ機能で軽い伝言ができるので、コミュニケーションが取りやすくなったなと思います。アバターが可愛くて温かい雰囲気なのも良いですね。
森以前と比べて、一目で皆さんの状況がわかるので、わざわざ電話して聞くことじゃないなと思ってることを、サラッと聞けるっていうのも嬉しいです。
取材班オフィスに一緒にいるような感覚になるんですね。ありがとうございます。
バーチャルオフィスを使ってチーム力アップ
取材班バーチャルオフィスを使ったある取り組みを行ったと聞きました。いったいどんな取り組みなんでしょうか？
小笠原「TELアポ大会」という名の、点検予定のお客様へのアポイントを取るための電話をバーチャルオフィス上でみんなでビデオ電話を繋げてやろうという取り組みです。
鈴木一応今までもみんなでやろうと時間を決めてやってはいましたが、結局は事務所で1人で行っていたので、時にはへこんだり孤独を感じたりしていたんですけど、バーチャルオフィスでビデオ通話で繋がっていると、みんなの頑張っている顔を見て私ももうちょっと頑張ろうという気持ちになります。
成田私も同じ空間にいるという感覚が頑張る力になっています。今までは店で、1人でだったので周りを意識するという機会はなかったんですけど、一緒にやっているという感覚があると、絶対アポイントを取ろうという気合が入りました。
日野TELアポの時間は個々で頑張る時間だったので、FAMoffice導入当初顔が見えるのはどうかなと思っていたんですけど、ふとした時に皆さんの顔が見えることで気が付くことも多かったです。
取材班例えばどんなことですか？
日野これは私が気づかせてもらったことなんですけど、森さんに「電話してる時もちゃんと笑顔ですごいです。」と言われて、そのことを初めて知りました。バーチャルオフィスがあったから知ることができた嬉しいポイントです。今後も継続して、みんなで取り組めたらいいなと思っています。
小笠原最近も新人さんが入社しましたが、入社したてでも「１人じゃない」と思える環境があることは大切だと思っています。朝みんな必ずFAMofficeに出勤することで、会っている感覚になるので安心感があります。
岩田業務での接点がなくても、つぶやきやメモで交流できています。バーチャルオフィスがなかったらもう少し交流をするのに時間がかかっていたと思うんですけど、そこを飛び越えていけました。
取材班コロナのタイミングがきっかけで導入に至ったバーチャルオフィスですが、それがつながりを大切にする「アイジーらしさ」を更に引き出していますね！
ありがとうございました。
今回のバーチャルオフィス導入によるコミュニケーション改革は、遠隔での働き方を考えるきっかけとなった。会えない時間でも些細なコミュニケーションが取れる環境を作っていくことがエンゲージメントを高める鍵になったと感じる。これからもどんどん新しい働き方を取り入れていくであろうアイジーコンサルティングにご期待いただきたい。
